Wenn Ihr Team wächst, ist das meistens Grund zur Freude – denn mit mehr Kollegen an Bord lassen sich Aufgaben besser aufteilen und die Produktivität steigt. Damit das von Anfang an optimal klappt, ist eine gute Einarbeitung neuer Mitarbeiter von grundlegender Bedeutung.
Doch worauf sollte man dabei achten und was ist eigentlich der Unterschied zwischen einer Einarbeitung neuer Mitarbeiter und dem Onboarding?
Einarbeitung vs. Onboarding
Im Personalbereich gibt es zahlreiche neue Begriffe. Einer davon ist Onboarding, doch was genau ist damit gemeint und inwiefern unterscheidet sich das Onboarding von der Einarbeitung?
Wenn wir den Begriff Onboarding übersetzen, dann wird schon etwas klarer, wo genau der Unterschied liegt. Onboard heißt „an Bord“ holen. Das Onboarding unterscheidet sich insofern von der Einarbeitung, als dass es wesentlich umfassender ist. Bei der Einarbeitung im herkömmlichen Sinn spricht man vom Anlernen neuer Mitarbeiter, was eher auf die fachlichen Skills bezogen ist.
Beim Onboarding ist das Ziel, neue Kollegen ins Unternehmen zu integrieren. Das heißt auch, dass sie gezielt bezüglich aller emotionalen Themen intern abgeholt werden. Unternehmenswerte, Führungsstil und die Integration ins Team spielen hierbei eine elementare Rolle. Ein umfassender Onboarding Prozess wird immer bedeutender für Unternehmen. Mitarbeiter verlieren gerade dann, wenn Sie sich noch nicht allzu sehr mit dem Unternehmen identifizieren können, die Lust sich selbst alles beizubringen. Auch das Gefühl eine zusätzliche Aufgabe zu sein ist für viele ein Grund, so schnell wieder zu gehen, wie sie gekommen sind.
Die vier Phasen der Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Haben Sie kürzlich einen neuen Mitarbeiter eingestellt? Wenn ja, herzlichen Glückwunsch und wenn nicht, dann werden diese Zeilen bei der nächsten Einstellung sicherlich hilfreich für Sie sein. Die Basis von allem ist, das neue Teammitglied umfassend und wertschätzend an Bord zu holen. Hierfür ist essenziell, dass neue Kollegen wissen an wen sie sich in der ersten Zeit wenden können.
Neue Mitarbeiter einarbeiten: Phase 1
Vorbereitung ist alles: In der ersten Phase geht es vor allem um die Vorbereitung. Bevor die eigentliche Einarbeitung stattfindet, muss der offizielle Teil erledigt werden.
- Tragen Sie alle Unterlagen zusammen, die der neue Mitarbeiter unterschreiben muss.
- Bereiten Sie eine Begrüßungsmappe vor, wo alle wichtigen Dokumente für den Mitarbeiter abgelegt sind. Hier sollen Informationen enthalten sein, wie Hausordnung, Lagepläne, eine Übersicht der Vorgesetzen. Auch eine Übersicht zu den Benefits, die das Unternehmen bietet, ist hilfreich.
- Nennen Sie auch zu allen Bereichen den richtigen Ansprechpartner. Lassen Sie Ihren neuen Kollegen wissen, an wen er sich wenden kann, wenn es um Zusatzleistungen oder den Vertrag geht.
Neue Mitarbeiter einarbeiten: Phase 2
Bereiten Sie Arbeitsmaterialen und den Arbeitsplatz vor. Stellen Sie sicher, dass dieser Teil erledigt ist BEVOR der Mitarbeiter seinen ersten Tag hat.
Es sollten unbedingt alle benötigten Arbeitsmaterialien vorliegen. Dazu gehören auch Dinge wie: E-Mail-Adresse, alle wichtigen Zugänge, Eintrittskarten, Parkkarte. Alle technischen Geräte sollten einsatzbereit sein und mit den entsprechenden Zugängen benutzbar sein. Setzen Sie sich die Deadline hierfür ruhig mit etwas Puffer. Es klingt vielleicht banal, jedoch macht es dem neuen Kollegen ein schlechtes Gefühl, wenn diese Dinge nicht funktionieren und er sogar mitbekommt, dass Sie dadurch in Stress geraten.
Bereiten Sie den Arbeitsplatz so vor, dass es erkennbar ist, dass er vorbereitet wurde. Stellen Sie sicher, dass ein sauberer Tisch, Stuhl und alles Weitere bereitstehen.
Neue Mitarbeiter einarbeiten: Phase 3
Nehmen Sie sich Zeit. Seien Sie am ersten Tag für den Kollegen da. Zeit ist in vielen Unternehmen eine knappe Ressource, jedoch ist es wichtig, dass Sie sich bei der Einarbeitung viel Zeit nehmen und den Kollegen am ersten Tag nicht allein lassen.
Der erste Tag sollte auch nicht mit Input überladen werden. Der Input sollte in Häppchen kommen und es sollte viel Zeit für Fragen geben. Informieren Sie zunächst über wichtige Fakten zum Unternehmen, zur Unternehmenskultur und zum Führungsstil. Auch sollte der neue Mitarbeiter wissen welche Kollegen und Abteilungen direkt mit der neuen Stelle verknüpft sind.
Ein neues Umfeld und ein neues Unternehmen können in den ersten Tagen eine Reizüberflutung sein. Sorgen Sie daher dafür, dass der neue Kollege sich willkommen fühlt und die Einarbeitung nicht überfordert. Kündigen Sie Ihren neuen Mitarbeiter auch bei den Kollegen an und begleiten Sie den Mitarbeiter an seinem ersten Tag durch das Gebäude, um ihn allen Teams vorzustellen.
Stellen Sie einen Buddy System auf. Für die ersten Tage und Wochen ist es sinnvoll, eine Person zu benennen, an die sich der neue Kollege immer wenden kann, sobald er Fragen hat. Durch ein Buddy System stellen Sie sicher, dass sich Ihr neuer Mitarbeiter nicht allein gelassen fühlt. Idealerweise ist der Buddy jemand, von dem der neue Mitarbeiter auch inhaltlich wichtige Skills lernen kann. Vielleicht verbringen der Buddy oder Sie selbst auch mal die Pause mit dem neuen Mitarbeiter, so kommt man noch einmal auf einer anderen Ebene miteinander ins Gespräch.
Neue Mitarbeiter einarbeiten: Phase 4
Suchen Sie das Gespräch. Kommunikation im Team ist wichtig und dies gilt umso mehr für neue Kollegen. Planen Sie nach zwei Wochen ein Gespräch mit dem neuen Mitarbeiter und bitten Sie ihn um Feedback zur Einarbeitung und zum Onboarding Prozess. Finden Sie heraus, ob er sich gut zurechtfindet und wie er sich eingelebt hat. Fragen Sie ihn nach Verbesserungsvorschlägen zur Einarbeitung. Wiederholen Sie diese Feedbackgespräche nach 30, 60 und 90 Tagen.
Mitarbeiter, die motiviert sind und sich mit dem Unternehmen identifizieren, sind für alle ein Gewinn, nehmen Sie sich die Zeit dafür. Zusammenfassend bringen es zwei Worte auf den Punkt: Wertschätzung und Zeit. Wenn Sie das beherzigen, sind Sie den meisten einen großen Schritt voraus.
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