De nos jours être en mesure de organisez un événement réussi c’est une compétence douce à ne pas sous-estimer. En effet, de plus en plus d’individus et d’entreprises choisissent de créer un territoire fertile pour un bon réseautage. Nombreux sont les pièges et problèmes potentiels que vous devrez peut-être affronter, mais dans cet article nous révélons les astuces du métier pour vous assurer que votre événement soit mémorisé par tout le monde!
Le monde des événements et le Coronavirus
Avec l’arrivée de pandémie de Covid-19 planificateurs d’événements ont été Fermi pendant un an.
Le monde de l’événementiel a subi un coup dur et de nombreux professionnels ont été contraints de reporter en bloc les rendez-vous prévus pour 2020 et 2021 dans les métropoles les plus peuplées et les plus avant-gardistes de notre pays.
Le Coronavirus a causé de nombreux problèmes dans toute la société, mais a frappé particulièrement fort dans les secteurs économiques qui favorisent le Rassemblement et la rencontre entre les personnes. Réussir un événement n’est pas aussi facile qu’avant.
Comme indiqué par le’Observatoire italien des congrès et événements – OICE en 2020, les lieux d’événements ont connu une baisse de 79% des ventes%.
Événements hybrides : les avantages des plateformes numériques
Au moment de la pandémie, de nombreux secteurs se sont concentrés sur le numérique, afin de limiter les pertes de 2020. Parmi ceux-ci, il y a le secteur lié aux foires et événements.
Face à la baisse du chiffre d’affaires, il y a eu une changement: de nombreuses initiatives n’ont pas été annulées mais transférées à plateformes numériques contact sans mettre en danger la santé.
Selon l’Aefi, Association de référence des foires italiennes “la pandémie a accéléré un processus préexistant« et au cours du premier mois de réouverture, 47 événements ont été organisés, dont 20 internationaux et 8 entièrement numériques.
Pour répondre aux restrictions d’événements successives en présence de les lieux ont ensuite rapidement investi dans la technologie pour accueillir les événements dits hybrides, des événements impliquant un petit nombre de personnes physiquement dans la structure et un public connecté à distance.
Cela sera probablement adopté à long terme; c’est un solution pratique continuer à organiser des salons et des événements, sans sacrifier la participation du public.
Les événements en ligne sont-ils comparables à ceux qui sont présents?
Soyons honnêtes. Les émotions et les interactions que l’on éprouve en personne ne sont pas les mêmes que celles que l’on perçoit à travers un écran.
Déjà plongé dans une ère qui remplace de plus en plus les ordinateurs par des humains, un événement en direct est la meilleure occasion de se regarder dans les yeux, de communiquer et de socialiser.
Et maintenant que le premier pas vers une immunité nationale (presque) totale a été franchi après les premières doses du vaccin, le retour à la normale n’est pas si loin.
Pas besoin de désespérer, en effet!
Rester proactif dans un moment encore délicat, c’est ne pas laisser de côté les engagements et surtout les idées.
Il est nécessaire d’établir une liste des objectifs à atteindre et surtout d’étudier sur la table des stratégies réussies et de nouveaux projets, afin de démarrer plus fort qu’auparavant.
Les fêtes, foires et Congrès rouvriront bientôt leurs portes même en présence et ce n’est pas le cas pour être trouvé non préparé!
Alors, quelles sont les étapes de base que faire pour planifier et créer un événement réussi?
Découvrons-le!
Les points clés d’un événement réussi
L’organisation d’un événement est toujours l’occasion idéale de faire de nouvelles connaissances, de mettre en œuvre l’économie et surtout de faire connaître en face-à-face les éléments importants et gagnants de la réalité de votre entreprise.
Derrière le succès de chaque événement se cache toujours un travail de planification très précis, ainsi qu’une étude méticuleuse et une grande attention aux détails.
Il est important de développer toute une série de activités précédant la date de l’événement. C’est un moment crucial et dont dépend le succès de la même chose, il est donc nécessaire de recréer un certain niveau d’intérêt parmi les participants impliqués, soyez ces clients fidèles ou des prospects potentiels.
Quel que soit le type d’événement à organiser, voyons quels sont les points clés planifier un événement et le réussir.
Objectif
Pourquoi organiser un événement ?
Vous devez avoir une idée claire des raisons pour lesquelles vous travaillez et bien connaître le objectifs pour faire des choix suffisant pour satisfaire les participants.
Budget
Quel est le chiffre durable et quelles sont les priorités de dépenses? Planifier un événement plus cher que le budget disponible est un travail très difficile et vous expose au risque de ne pas satisfaire les invités ou au danger de ne pas atteindre les objectifs fixés. Si cela se produisait, cela attribuerait une mauvaise réputation à l’organisateur et à l’entreprise, ainsi qu’à la perte de nouveaux clients.
Lorsque le but de l’événement et les ressources disponibles sont bien définis, que devez-vous choisir?
Date
Quelle période de l’année et quel jour sont les plus adaptés à l’événement? Les facteurs à prendre en compte sont les suivants saison et donc température et durée des jours jour de la semaine, par exemple, préférez un jour ouvrable, un jour férié ou un jour férié selon le type d’événement. Établissez toujours une heure de début et de fin.
Inviter
Combien et qui sont les invités ?
Dans l’organisation de la plupart des événements bien connaître son public est d’une importance fondamentale réussir. Il est également bon de prévoir un nombre minimum et nombre maximum d’invités pour que l’événement fonctionne.
Très bien ! Ce sont les premières briques qui forment la base de la pyramide.
Nous passons maintenant au « cœur » de l’événement, que nous pouvons traduire par les voix de la structure et des fournisseurs.
Emplacement
Si vous trouvez le bon endroit, il y a 80% de chances que l’événement soit couronné de succès. Passer une journée ou une soirée dans un endroit confortable, recherché et qui vous laisse sans voix, vous fera oublier même des pâtes chaudes!
Les choix peuvent être multiples : une villa provençale ou un château médiéval si vous souhaitez recréer un cadre intime et romantique; une terrasse panoramique si vous voulez étonner; un jardin et une piscine pour donner du plaisir et de l’euphorie…ou bien choisissez un coworking ! Si vous souhaitez en savoir plus sur cette nouvelle réalité professionnelle et entrepreneuriale cliquez ici pour lire notre article précédent.
Fournisseur
Habituellement, vous optez pour un bonne restauration ou, pour des événements spéciaux, un cuisinier à la maison. La nourriture et les boissons sont un travail complexe. Si le budget le permet mieux faites confiance à des professionnels et les banquets travaillent pour créer l’atmosphère parfaite à la table pour les invités.
Un emplacement exclusif laissera un excellent souvenir mais, vous savez, même le palais est exigeant. De plus, la présentation des plats et la décoration de la table sont fondamentales, ce qui permet d’acheter des points supplémentaires sur le thème de l’événement. Il est également important de prendre en compte le contexte et les restrictions alimentaires de tous les invités.
N’oubliez pas l’environnement! Au Royaume-Uni, les pailles en plastique ont soudainement disparu de tous les restaurants. Bien que le plastique n’ait pas été officiellement mis hors service, de nombreux restaurateurs et habitants ont choisi l’environnement.
L’éco-compatibilité pourrait même faire partie du thème de l’événement.
Une fois que vous avez surmonté les obstacles les plus élevés, il vous suffit de penser à ladivertissement: équipe d’animation, musiciens, photographes et vidéastes ils sont un bonus supplémentaire dans la plupart des événements.
Si ce n’est pas possible, ce qui ne peut pas manquer, c’est la musique: que ce soit en arrière-plan ou à plein volume (mais pas trop), c’est toujours de la compagnie et avec un système stéréo simple et la bonne liste de lecture, vous ne pouvez pas vous tromper et les coûts sont nettement inférieurs.
Publicité et médias pour un événement réussi
Communication des curateurs faire connaître un événement est un autre facteur important à ne pas sous-estimer.
En ce qui concerne les publicité il existe aujourd’hui différents moyens de communication. Exemple:
- classique invitations et dépliants documents à distribuer;
- les réseaux sociaux tels que Instagram, Facebook e Google, qui ont des fonctions spécifiques pour créer un événement;
- a site personnel;
- les annonces dans certains magazines ou publicités dans certaines radios.
Résumer…
Attirer l’attention de votre public, l’engager et l’exciter n’est pas aussi simple que vous pourriez l’imaginer.
Les étapes énumérées jusqu’à présent sont utiles pour savoir clairement comment organiser des événements de toutes sortes, même si chaque événement spécial a ses propres caractéristiques et comprend des variations organisationnelles. Évidemment, il y a beaucoup plus derrière un événement, en particulier tant d’expérience que vous acquérez au fil du temps, mais suivre ces premières étapes vous permet sûrement d’être sur le bon chemin pour atteindre la satisfaction et le succès.