Frais de bureau de baisser: Comment les Entreprises peuvent économiser de l'Argent

Aujourd’hui, pour rester compétitive, une entreprise doit maîtriser l’art de tirer le meilleur parti des Budgets. En particulier, les Startups et les fondateurs sont confrontés au défi de réduire les coûts D’exploitation. Dans cet article, vous lisez les principaux conseils sur les économies possibles et sur la façon de réduire les coûts D’exploitation et de bureau à long terme.

Création d’entreprise: quels frais de bureau devez-vous prévoir?

Ceux qui créent une entreprise ont besoin d’un endroit pour travailler. Cependant, la location D’un bureau implique des coûts élevés qui vont bien au-delà de la location. En particulier tous ceux qui jouent avec la pensée, devenir indépendant et créer votre propre entreprise devrait être bien informé ici. Un exemple le montre clairement ci-dessous.

Exemple de création de bureaux à Wiesbaden

Pour les bureaux D’une superficie de 50 mètres carrés à Wiesbaden, selon le site, les prix peuvent atteindre 1.000 euros. En raison de la forte demande, les espaces de bureaux sont devenus rares et ne peuvent plus être trouvés dans une position représentative. En plus de la location à froid pure, il y a des coûts pour L’ensemencement des bureaux, qui doivent également être planifiés. Ceux-ci comprennent à la fois coûts ponctuels et courants et dépenses D’exploitation comme ce qui suit:

Frais accessoires pour L’électricité et L’énergie (moyenne Wiesbaden total 2,28 Euro/m2)
Coût d’acquisition du mobilier de bureau
Frais D’entretien des locaux
Frais supplémentaires (Concierge, nettoyage, climatisation, ascenseur, etc.)
Équipement Technique (PC, Imprimantes, Câbles, Téléphones)
Frais contractuels et de connexion pour Internet & Téléphonie
Autres équipements tels que cafetière, bouilloire, micro-ondes

L’exemple est clair: les Startups et les entreprises en phase de création doivent prévoir de nombreuses dépenses ponctuelles. L’Acquisition de l’Équipement se fait particulièrement sentir. D’autres frais de bureau sont dus à l’inscription commerciale. Une commission de courtage et L’inscription de l’adresse du bureau dans des annuaires importants spécifiques à la branche peuvent s’ajouter. En outre, les tâches administratives telles que la fabrication d’un bouclier D’entreprise et l’inscription au registre du commerce entraînent des coûts et des délais supplémentaires.

De nombreuses Startups utilisent des services de conseil D’entreprises externes. Des mesures Marketing telles que L’impression de dépliants, de cartes de visite et de brochures, la création d’un site internet et la publicité par moteur de recherche sont indispensables pour faire connaître ce site. Tous ces postes se répercutent deux fois dans le Budget: d’une part par les coûts directs, d’autre part par le Temps et personnel requis. Car pendant que vous et vos collaborateurs êtes occupés avec ces tâches, vous ne pouvez pas travailler sur vos tâches essentielles.

Quels services doivent être couverts par les frais D’exploitation?

Un contrat de location commerciale doit être légalement distingué d’un contrat de location privé. Tous les coûts ne sont pas éligibles. Le contrat de location doit contenir tous les services couverts par le loyer commercial. Les coûts D’exploitation se composent en détail des éléments suivants:

Taxe foncière
Eau et eaux usées
Chauffage et eau Chaude
Collecte des ordures
Nettoyage de bureaux
L’éclairage
Concierge & Entretien Du Jardin
Ramoneur
Frais d’utilisation et D’entretien des ascenseurs

L’achat de fournitures de bureau et de biens de consommation tels que des boissons, des fruits ou des collations entraîne d’autres frais courants. De plus, les coûts administratifs – de L’acceptation des appels téléphoniques à la réception du courrier-ne doivent pas être négligés.

Potentiel d’économie dans L’entreprise: 6 conseils pour réduire vos frais de bureau

Un regard détaillé sur les chiffres révèle souvent de grands potentiels D’économies. Le bureau lui – même est le poste le plus important en plus des coûts de personnel et de publicité. Un petit aperçu des mangeurs de budget typiques, y compris des conseils D’économie, vous aidera à réduire efficacement vos frais de bureau:

L’éclairage: La lumière consomme en moyenne plus de 50% de l’énergie enregistrée dans la facture D’électricité. Il n’est pas rare que le dernier oublie le soir d’éteindre la lumière et que la lumière brûle tout le temps même dans les pièces qui ne sont pas utilisées de manière continue. Sensibiliser tous les employés à ce facteur de coûts. Un investissement dans les minuteries, les gradateurs et les LED en vaut la peine.
Les Équipements Obsolètes: Les écrans obsolètes que vous avez peut-être achetés pour des raisons de coût consomment trois fois plus d’électricité que les nouveaux appareils offrant une meilleure efficacité énergétique.
Appareils en veille: Les climatiseurs, projecteurs, cafetières et autres appareils fonctionnent en mode veille dans de nombreuses entreprises, ce qui entraîne des coûts continus-souvent pendant des années. L’arrêt complet et la mise en service seulement si nécessaire vous permettent de réduire sensiblement les coûts D’exploitation.
Imprimantes, Scanners et copieurs: Imprimer rapidement une feuille entière de Papier avec une seule phrase – cela coûte beaucoup d’argent en extrapolant l’année. Les imprimantes et les photocopieurs entraînent des coûts inutiles en raison de travaux d’impression ou de copie inutiles. Ici, le patron est invité à rapprocher les employés de potentiels D’économies en manipulant consciemment ces appareils. Par exemple, configurez un bac dans lequel vous pouvez insérer du vieux Papier pour réimprimer des notes et du matériel de travail. Efforcez-vous de Bureau sans papier se rapprocher le plus possible.
➳ Avantage Supplémentaire Toutes les précédentes mesures d’Austérité diminue Votre Consommation annuelle d’Électricité. De cette façon, vous épargnez non seulement votre Budget, mais aussi L’environnement et le climat! En ce qui concerne L’objectif global Net Zero-c’est-à – dire une Allemagne neutre en émissions d’ici à 2045 – les thèmes de la durabilité et de la protection du climat sont aujourd’hui de plus en plus au centre des préoccupations de nombreuses entreprises. En particulier, les Startups et les fondateurs font bien d’intégrer ces aspects directement dans leur planification. En plus de réduire la consommation D’électricité, il est recommandé de conclure un contrat D’électricité verte.
Fournitures de bureau: Hole coût est dû aux petites commandes de stylos, de papier à copier et de cartouches D’imprimante. Planifiez ces commandes à l’avance et pas seulement lorsque le besoin se fait sentir. Cela permet également de convenir de conditions spéciales avec les fournisseurs. Comme pour la réduction des coûts D’électricité, moins de livraisons de colis profitent également au climat.
Utiliser le Freeware comme logiciel de bureau: Les licences pour les produits logiciels tels que Windows ou Adobe ne sont souvent pas abordables pour les jeunes entreprises. Mais ce N’est peut-être pas forcément le produit sous licence: Découvrez quels programmes et applications gratuits sont sur le marché pour votre secteur d’activité. Bien sûr, la facilité d’utilisation joue également un rôle dans le choix, mais dans le domaine de la gestion de projet, il existe des logiciels Open Source qui peuvent vous faciliter le travail quotidien. Des programmes de facturation gratuits sont également disponibles pour les propriétaires de petites entreprises.

Vol sur le lieu de Travail empêcher

Malheureusement, le vol sur le lieu de travail est également un problème auquel les entreprises doivent en partie faire face. Des vols de bagatelles aux délits de fortune plus graves: dès qu’il y a des soupçons dans la pièce, la relation de confiance entre le Supérieur et le collaborateur est ébranlée à l’intérieur. Par conséquent, il est préférable d’anticiper cette situation délicate à bien des égards: protégez les objets de valeur et les cartes de crédit de L’entreprise et ne donnez éventuellement accès qu’aux employés sélectionnés:à l’intérieur.

Même le vol d’objets de faible valeur tels que les fournitures de bureau peut se faire sentir dans la foule. Dans de tels cas, miser d’abord sur l’ouverture et l’équité Communication en équipe. S’il y a néanmoins un vol dans le bureau, vous pouvez Mesures de contrôle comment introduire une vidéosurveillance ou des contrôles de poche. Ces mesures plus sévères sont particulièrement utiles si vous avez déjà des soupçons fondés ou si votre entreprise travaille avec des produits ou des données particulièrement sensibles. En parlant de données, respectez toujours aussi la protection des données et le droit à L’autodétermination informationnelle de vos collaborateurs: à l’intérieur! Pour une vidéosurveillance, il est préférable d’obtenir l’accord de tous les employés:aucune caméra ne doit être installée à l’intérieur, dans certaines pièces comme les sanitaires.

Réduire les coûts D’exploitation et de bureau avec un service complet

Cependant, même ceux qui tiennent compte de toutes les mesures D’austérité constateront rapidement: avoir leur propre bureau entraîne des coûts élevés. C’est pourquoi la question se pose précisément pour les Startups, les pigistes et les jeunes entreprises, comment ces coûts de bureau peuvent être économisés ou minimisés. Avec un service de bureau externe, vous économisez des coûts et avoir plus de temps pour vos tâches de base. Car la monnaie des jeunes entrepreneurs est avant tout le temps!

Un bon Exemple sont les First Choice Business Center: avec nous louer fondateur: intérieur entièrement équipé, bureaux modernes à prix fixe et ainsi économiser tous les investissements initiaux. Vous pouvez commencer immédiatement vos projets sans attendre les peintres et les connexions internet. Les locataires:à l’intérieur ont accès à une infrastructure ultramoderne, y compris de nombreux Services Aux Entreprises. C’est d’ailleurs vrai non seulement pour nos locataires de bureaux:à l’intérieur, mais aussi pour les coworkers:à l’intérieur: en plus des bureaux simples et doubles entièrement meublés, vous trouverez également chez nous des espaces de Coworking accueillants. Ici, les frais de bureau par poste de travail diminuent encore plus et vous pouvez travailler avec une flexibilité maximale – car notre Les laissez-passer de Coworking sont disponibles en ligne à partir de 1 jour seulement.!

Combien coûte le service de bureau?

Si vous passez par une journée de bureau typique dans vos pensées, vous constaterez avec surprise combien de mangeurs de temps se cachent dans de nombreux endroits.

Facteurs de temps estimés d’un bureau moyen calculés au prorata d’un jour:

1. - Cuisson du café: environ 10-15 minutes par jour
  - Recevoir des appels: environ 30 minutes
  - Accepter le courrier et les colis: environ 5 minutes
  - Organiser les réunions des clients: environ 30 minutes
  - Voyages de courrier à la poste, imprimerie, conseiller fiscal, etc.: environ 15-45 minutes
  - Nettoyage du bureau: environ 30 minutes

Réfléchissez aux tâches essentielles que vous pourriez accomplir pendant cette période Si vous travaillez de manière concentrée et que les tâches sont assumées par un service de bureau. A cela s’ajoute le facteur de coût. Qui dans un bureau seul le coût de la Acquisition de la technique ainsi que son entretien et Réparation ou le Nettoyage paie plusieurs fois plus que si elles doivent être payées seulement au prorata à un service de bureau.

Comment un service de bureau peut-il soulager les jeunes entreprises?

Dans toutes ces situations, un service de bureau personnalisé tel que le First Choice Business Center peut aider de manière optimale les jeunes entreprises et les travailleurs indépendants. Cela vous permet de gagner du temps tout en réduisant vos frais de bureau. Parmi les Services que nos locataires apprécient le plus::

Réception

Au centre se trouve un accueil chaleureux qui prend en charge le courrier et les appels téléphoniques pour chaque bureau. Les lettres qui sont envoyées ou les documents qui doivent être apportés au conseiller fiscal à court terme sont simplement remis à la réception.

Équipement De Bureau Complet

Toute personne qui achète un bureau dans un centre D’affaires n’a plus qu’à brancher son ordinateur portable dans la prise et peut commencer à travailler immédiatement. Le mobilier complet vous attend déjà dans votre bureau et vous ravit grâce à Conception ergonomique et un Design élégant holistique. En outre, les longs rendez-vous avec les techniciens téléphoniques sont supprimés: Internet haut débit et Wi-Fi sont immédiatement déverrouillés et vous disposez d’un système téléphonique moderne que vous gérez confortablement depuis le Cloud.

Service de secrétariat

Le centre D’affaires offre à chaque locataire un service de secrétariat individuel. De simples travaux D’écriture sont pris en charge, des documents sont archivés et du matériel de bureau est commandé. Vous pouvez simplement déposer vos messages de la dernière réunion à la réception et les récupérer sous forme de document Office par e-mail.

Réseautage

Le grand avantage d’un espace de Coworking est la possibilité de se connecter avec d’autres Start-up. Il y a des espaces communs qui invitent pendant les pauses à se parler. De cette façon, il est possible d’attirer des partenaires qui enrichissent leur propre entreprise.

Forfait Café

C’est aussi un facteur de coût et de temps: acheter du café ou du thé, le cuisiner et préparer des fruits et des collations pour le goûter. Tout cela est pris en charge par le service de bureau et fait partie du prix.

Réunions D’Affaires

Sur demande, des réunions D’affaires sont organisées pour vous. la préparation des locaux avec des collations et des boissons. Un service de restauration est également disponible en option.

Combien coûte la location d’un poste de travail de Coworking ou D’un bureau avec des services supplémentaires?

Un bureau de location dans un centre D’affaires est généralement moins cher que de louer un bureau autonome dans une unité commerciale. Alors que dans un bureau autonome, vous devez supporter tous les coûts – de la connexion Internet et téléphonique à L’équipement de bureau lui – même, en passant par L’achat d’imprimantes, dans un centre D’affaires, ne payez qu’au prorata de tous les services. Vous louez le bureau à prix fixe et le coût est affiché de manière transparente. Il n’y a pas de mauvaises surprises dans le décompte des coûts énergétiques à la fin de l’année.

Ils n’ont pas à conclure de contrats de location de longue durée et restent flexibles. En particulier, les jeunes fondateurs peuvent difficilement estimer où ils se trouvent dans un an ou deux, combien d’employés ils peuvent embaucher et comment la croissance de l’entreprise se déroule. Vous pouvez commencer dans un bureau prestigieux dans un emplacement privilégié et, dès le premier jour, être professionnel envers les clients et les partenaires commerciaux, être entièrement équipé et concentrer toute votre énergie sur votre entreprise grâce aux services de bureau.

Faites-nous savoir si nous pouvons vous aider! Nous sommes heureux de vous entendre.